Privacy policy

Verwerking van persoonsgegevens: Een verwerking is een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Persoonsgegevens zijn alle informatie over een natuurlijk persoon, waarmee men deze persoon direct of indirect kan identificeren.

Een verwerker: Een verwerker is  een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een andere orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

Een verwerkingsverantwoordelijke: Een verwerkingsverantwoordelijke is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Deze privacy policy geldt voor alle rechtstreekse klanten, bezoekers, leveranciers, sollicitanten en alle andere personen die geen werknemers zijn van Ecowater en waarvan Ecowater persoonsgegevens verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke.

Onze functionaris voor gegevensbescherming, of Data Protection Officer (DPO),  is aangemeld bij de Gegevensbeschermingsautoriteit en ziet erop toe dat de verwerking van persoonsgegevens door Ecowater Systems Europe gebeurt in overeenstemming met deze Privacyverklaring en de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming en privacy.  De Data Protection Officer is per e-mail bereikbaar op privacy@ecowater.be.

Enkel wanneer Ecowater optreedt in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke zijn punten 5 tot en met 10 van deze privacy policy van toepassing.

Indien je als betrokkene je rechten wenst uit te oefenen, moet je je steeds wenden tot de verwerkingsverantwoordelijke. Contactgegevens kan u vinden bij punt 3.

Bij het verwerken van persoonsgegevens gebaseerd op je toestemming heb je steeds het recht je toestemming in te trekken (zie 10. Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen).

• Wanneer je jezelf inschrijft op onze nieuwsbrief

Wanneer je jezelf inschrijft op onze nieuwsbrief geef je toestemming voor het versturen van direct marketing mail. Ecowater geeft je de mogelijkheid om terug uit te schrijven op de nieuwsbrief en zo dus je toestemming terug in te trekken.

• Bij het invullen van een klantentevredenheidsonderzoek
  • Ecowater vraagt toestemming om persoonsgegevens (identificatie gegevens en professionele gegevens) te linken met de resultaten van hun klantentevredenheidsonderzoek. Ecowater gebruikt deze gegevens enkel ter verbetering van onze diensten. Het gebruikt hiervoor een onderzoeksbureau als verwerker, maar het zal de gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken en ook niet doorgeven aan derden voor eigen gebruik.

• Bij het aanleggen van een aanwervingsreserve

Indien Ecowater een sollicitant momenteel niet aanneemt maar wel wil contacteren voor toekomstige opportuniteiten, die beter passen bij zijn/haar competenties, zal Ecowater toestemming vragen om de CV bij te houden.

• Bij het gebruik van gerichte foto’s voor publicitaire doeleinden

Bij het publiceren van gericht beeldmateriaal op de sociale media en de website zal Ecowater, hiervoor je toestemming vragen.Met gericht beeldmateriaal bedoelen we beelden waarbij de persoon duidelijk herkenbaar in beeld wordt gebracht (close-up, beeld gefocust op een bepaalde persoon, geposeerde foto, ...)

Bij het verwerken van persoonsgegevens gebaseerd op je toestemming heb je steeds het recht je toestemming in te trekken (zie 10. Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen).

• Wanneer je jezelf inschrijft op onze nieuwsbrief

Wanneer je jezelf inschrijft op onze nieuwsbrief geef je toestemming voor het versturen van direct marketing mail. Ecowater geeft je de mogelijkheid om terug uit te schrijven op de nieuwsbrief en zo dus je toestemming terug in te trekken.

• Bij het invullen van een klantentevredenheidsonderzoek
  • Ecowater vraagt toestemming om persoonsgegevens (identificatie gegevens en professionele gegevens) te linken met de resultaten van hun klantentevredenheidsonderzoek. Ecowater gebruikt deze gegevens enkel ter verbetering van onze diensten. Het gebruikt hiervoor een onderzoeksbureau als verwerker, maar het zal de gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken en ook niet doorgeven aan derden voor eigen gebruik.

• Bij het aanleggen van een aanwervingsreserve

Indien Ecowater een sollicitant momenteel niet aanneemt maar wel wil contacteren voor toekomstige opportuniteiten, die beter passen bij zijn/haar competenties, zal Ecowater toestemming vragen om de CV bij te houden.

• Bij het gebruik van gerichte foto’s voor publicitaire doeleinden

Bij het publiceren van gericht beeldmateriaal op de sociale media en de website zal Ecowater, hiervoor je toestemming vragen.Met gericht beeldmateriaal bedoelen we beelden waarbij de persoon duidelijk herkenbaar in beeld wordt gebracht (close-up, beeld gefocust op een bepaalde persoon, geposeerde foto, ...)

Ecowater verwerkt persoonsgegevens gebaseerd op het gerechtvaardigd belang waarbij Ecowater een belangenafweging gemaakt heeft.

• Bij het registreren van bezoekers aan onze kantoren

Om veiligheidsredenen wenst Ecowater te weten wie er op elk moment in hun kantoren aanwezig is. De werknemer met wie de bezoeker een afspraak heeft, wordt op de hoogte gesteld dat het bezoek gearriveerd is. Ecowater verwerkt hierbij volgende persoonsgegevens: persoonlijke identificatie gegevens (naam) professionele gegevens (vb bedrijf waarvoor je werkt).

• Bij het gebruik van beveiligingscamera’s

In en rond de gebouwen van Ecowater hangen camera’s met als doel misdrijven tegen personen of goederen of overlast te voorkomen, vast te stellen of op te sporen, of de openbare orde te handhaven.Hiervoor wordt beeldmateriaal verzameld, verwerkt en bewaard.

• Bij het behandelen van een vraag, bieden van hulp aan aanbieden van informatie op jouw verzoek

Je kan contact opnemen met Ecowater via verschillende kanalen (telefonisch, briefwisseling, email, chat, contact formulier website, sociale media). De persoonsgegevens die je geeft gebruiken we enkel om je antwoord te geven op je vragen.

• Bij het versturen van direct marketing

Ecowater verstuurt direct marketing en verwerkt hierbij persoonlijke identificatiegegevens. Ecowater respecteert bijhorende regelgeving, waarbij enkel direct marketing verstuurd wordt indien er een klantenrelatie is, met betrekking tot gelijkaardige producten of diensten die Ecowater zelf levert. Je hebt als betrokkene steeds de mogelijkheid om je uit te schrijven.

• Bij het uitnodigen van een klantentevredenheidsonderzoek
  • Ecowater nodigt klanten uit om deel te nemen aan een klantentevredenheidsonderzoek. Het werkt hiervoor samen met een onderzoeksbureau.

• Bij het uitvoeren van competentietesten tijdens de sollicitatie periode

Om een sollicitant te screenen doet Ecowater een assessment van de competenties en persoonlijkheid van de kandidaat.Het gebruikt hiervoor een assessmentbureau als verwerker, maar het zal de gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken en ook niet doorgeven aan derden voor eigen gebruik.

• Bij het aanleggen van een sollicitatie overzichtslijst met de status voor elke betrokkene

Door de vele sollicitaties die Ecowater verwerkt en de verschillende kanalen vanwaar nieuwe kandidaten voorgesteld worden, is er een gerechtvaardigd belang om een lijst aan te leggen zodat kandidaten die we weigeren, niet opnieuw behandelen na enkele weken. Deze lijst bevat enkel persoonlijke identificatie gegevens.

• Bij het  gebruik van beeldmateriaal voor public relations en/of journalistieke doeleinden

Wanneer Ecowater een groot bedrijfsevent organiseert heeft het een gerechtvaardigd belang om aan public relations te doen om nieuwe medewerkers en/of nieuwe klanten aan te trekken. De bezoekers van het event worden op voorhand geïnformeerd en hebben de mogelijkheid om zich te verzetten tegen het nemen van de foto: op het event zelf tegen de fotograaf of na het event door een mail te sturen naar privacy@ecowater.be

• Bij het verbeteren van de kwaliteit van de website

Ecowater gebruikt tools om statistieken te verzamelen en inzichten te krijgen over het gebruik van de website. Deze informatie wordt geanonimiseerd en niet gekoppeld aan je persoonlijke gegevens. Analytics tools gebruiken cookies. Dit zijn tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst om standaard internet logging informatie en gedragsinformatie te verzamelen. Meer info kan je lezen in onze cookie statement.

Indien we je persoonsgegevens verzamelden onder een gerechtvaardigd belang of een overeenkomst dan mogen we deze gegevens ook gebruiken in de toekomst voor een ander doel dat verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. Daarbij letten we op de volgende punten:

• het verband tussen het oorspronkelijke doel en het nieuwe/toekomstige doel; 
• de context waarin de gegevens zijn verzameld (wat is de relatie tussen jou en Ecowater); 
• de soort en aard van de gegevens (betreft het gevoelige gegevens?); 
• de mogelijke gevolgen van de voorgenomen verdere verwerking (wat zijn de gevolgen voor de betrokkene?); 
• het bestaan van passende waarborgen (zoals versleuteling of pseudonimisering). 

Ecowater deelt je persoonsgegevens niet met derden, tenzij

• Ecowater daarvoor je voorafgaande toestemming heeft ontvangen.
• Ecowater hiertoe verplicht wordt in het kader een regelgeving of juridische procedure.
• Ecowater hiertoe worden verzocht door wetgevende of gerechtelijke instanties.
• Ecowater een event organiseert samen met partners of leveranciers. De deelnemerslijst zal ook aan de partners of leveranciers meegedeeld worden.
• Ecowater geheel of gedeeltelijk overgenomen wordt of opgesplitst wordt. In dit geval zal Ecowater de derde de verplichting opleggen om de persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacy Policy.

Ecowater doet een beroep op bepaalde onderaannemers zoals onder meer consultants, studiebureaus (vb voor het afnemen van tevredenheidsonderzoeken) , tools (vb CRM systeem, mailing tool) en dit teneinde een deel van onze diensten aan hen uit te besteden. Deze onderaannemers worden niet als derden beschouwd maar als verwerkers. Wij zien erop toe dat deze onderaannemers de nodige technische en organisatorische maatregelen treffen om je persoonsgegevens rechtsgeldig en rechtmatig te verwerken en ook onder geen enkel beding kenbaar maken aan derden.

Ecowater erkent dat de beveiliging van persoonsgegevens een onderdeel is van gegevensbescherming. Daardoor neemt Ecowater gepaste technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde verwerking of ongeoorloofde toegang teneinde misbruik te voorkomen.

Bij elke overdracht van persoonsgegevens aan een verwerker buiten de Europese Economische Ruimte (EER) doet Ecowater dit steeds in overeenstemming met de voorwaarden van deze privacyverklaring en volgt Ecowater de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming om afdoende waarborgen te garanderen.

Ecowater bewaart je persoonlijke gegevens alleen voor de minimumperiode die nodig is om de, in deze privacyverklaring uiteengezette, doeleinden te vervullen. Tenzij bij het oplossen van geschillen of als een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is. Niet-persoonlijke informatie kan zonder beperking in de tijd worden bewaard in functie van statistische doeleinden.

Cookies zijn tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst om standaard internet logging informatie en gedragsinformatie te verzamelen. Deze informatie wordt gebruikt om het bezoekersgedrag van de website bij te houden en om statistische rapporten over de website samen te stellen.

Meer informatie over ons cookiebeleid vind je op deze pagina.

Hoe kan je je rechten uitoefenen?

Je kan je rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@ecowater.be.  Om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, kan Ecowater meer informatie vragen om je identiteit te verifiëren.

Ecowater heeft één maand de tijd om je aanvraag te beantwoorden. Deze periode begint te lopen wanneer Ecowater je aanvraag heeft ontvangen en over alle vereiste informatie beschikt om aan je aanvraag te voldoen. De periode van één maand kan verlengd worden na bericht en uitleg van Ecowater

Ecowater zal de gevraagde informatie kosteloos verstrekken. Wanneer verzoeken ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, mag Ecowater een redelijke vergoeding aanrekenen of kan Ecowater het verzoek weigeren.

Indien je om een of andere reden aanneemt dat Ecowater je aanvraag niet correct behandeld heeft, kan je nogmaals contact opnemen met Ecowater waarna we samen met jou op zoek gaan naar een oplossing.

Voor de volledigheid informeren wij je dat, indien Ecowater niet reageert op je aanvraag, deze weigert of indien ons antwoord niet voldoet aan je verwachtingen, je steeds het recht hebt een klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, of via het e-mailadres contact@apd-gba.be.

Wat zijn je rechten?

• Recht op inzage: Je kunt ons vragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken, waarvoor wij die verwerken, welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken, met welke categorieën van derden wij je persoonsgegevens delen, wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens en – wanneer van toepassing - welke logica wij gebruiken bij het automatisch verwerken van persoonsgegevens.
• Recht op rectificatie: Indien informatie niet correct is, kan je ons vragen om deze te corrigeren.
• Recht om je gegevens te wissen: Indien gegevens niet rechtmatig verwerkt worden of indien je gegevens niet langer nodig zijn dan het doel waarvoor ze verzameld zijn, kan je ons vragen om je gegevens te wissen.
• Recht op beperking van verwerking: Door de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken kunnen jouw persoonsgegevens nog worden bijgehouden maar het gebruik ervan is beperkt. Wanneer je een verwerkingsbeperking hebt gevraagd, mogen we enkel nog uw gegevens opslaan. Dit wil zeggen dat er met uw gegevens geen andere verrichtingen meer kunnen gebeuren.
• Recht op bezwaar: Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen het feit dat jouw gegevens worden verwerkt als die verwerking berust op een algemeen belang of het gerechtvaardigd belang van diegene die uw gegevens verwerkt. Bovendien kunt u ook dit recht van bezwaar laten gelden als je persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketingdoeleinden. Dit recht van bezwaar geldt ook voor profilering die de basis vormt voor verwerkingen voor direct marketingdoeleinden.
• Recht op terugtrekken van toestemming: Indien de verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd is op de grondslag toestemming, heb je ten allen tijde het recht deze toestemming in te trekken.
• Recht op overdraagbaarheid van de gegevens: Je hebt het recht om de door jouw verstrekte persoonsgegevens in een gangbare, gestructureerde en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en heeft het recht om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke waarbij de verwerking gebaseerd is op de rechtsgronden toestemming of contractuele relatie.